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証書印刷

卒業証書の個人情報はどの様に管理されている?

 卒業証書の個人名や生年月日を手書きで行っていらっしゃる学校様は多いのではないでしょうか。

 生徒様の大切な個人情報を制作会社に渡して印刷することに不安に感じ、手書きで行っている学校様もいらっしゃるかと思います。

手書きでの証書作成は大変です。

 そこで今回は、卒業証書の個人情報がどのように取り扱われているのかをご紹介させて頂きます。

卒業証書の個人情報はどの様に管理されている?

目次

  • 個人情報とは
  • プライバシーマーク制度とは
  • 個人情報の管理方法
  • 最後に

個人情報とは

 まず初めに皆様は個人情報とはなにか、と聞かれたら何を思い浮かべますか?氏名でしょうか、生年月日でしょうか。

 実は氏名や生年月日だけの場合は個人情報にはなりません。

 個人情報保護法では、【個人情報とは個人を特定することが出来る情報】と定義されています。例えば、氏名と住所、氏名と学校名、と言ったように複数の情報が組み合わさると個人情報になっていきます。

 そのため、卒業証書に記載する情報も学校名と氏名が必ず含まれますので個人情報となります。

 卒業証書を取り扱う業者は学校様から預かった重要な個人情報であることを自覚し適切に取り扱う義務があります。

 次の項目では、適切に個人情報を取り扱っている業者を探す際の目印となる「プライバシーマーク制度」についてご説明致します。

プライバシーマーク制度とは

 プライバシーマーク制度とは、日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に準拠した「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」に基づいて、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を評価し、基準を満たしていればプライバシーマークの使用を認める制度の事です。

 つまり、プライバシーマークを取得している企業は適切に個人情報を取り扱う仕組みが出来ているという事です。

 企業のホームページ等を確認しこのプライバシーマークの掲載があると、個人情報を適切に管理している企業である、という一つの指標となります。

プライバシーマーク

↑プライバシーマーク

個人情報の管理方法

 この項目では実際に個人情報の管理方法についてご紹介させて頂きます。

 管理方法は企業にもよりますが、基本的にはその企業にどのような個人情報が年間どの程度受領しているのかをまず把握します。

 その後適切に管理するためのルールを定め、いつまでその情報を保管しどのように破棄をするかを定めます。

 例えば、弊社ではコーポレートサイトに個人情報保護方針を掲載しており、その内容に乗っ取って管理を行っています。

 また、学校様の担当者が名簿情報を表示したまま離席しない、校正データをお送りする際に必ずパスワードを付けてお送りする、と言った当たり前の事ではありますが、情報管理の徹底を行っています。

 さらに、個人情報が流出しないよう流出経路となりうるUSBメモリーを使用する際は許可を取ることや、社員以外の入出記録を取ること等を徹底しています。

 また新しい社員が入社した際は、その都度勉強会を実施しどの社員であっても適切に個人情報を取り扱う仕組み作りが整っています。

最後に

 本記事では、卒業証書における個人情報の管理方法をご紹介させて頂きました。

 安心して卒業証書の作成を委託する業者が見つかり、学校様の負担を減らすきっかけになれば幸いです。卒業証書印刷についてお悩みごとがございましたら、どうぞお気軽にご相談下さい。

 最後まで読んで頂きありがとうございました。