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卒業証書授与台帳とは? フォーマットのトレンドの変化

 学校の卒業式の前に、卒業証書・卒業証書ファイルとセットで必ず必要となるのが、「卒業証書授与台帳」です。

 卒業証書を貰う生徒側にはあまり馴染みのない言葉かもしれませんが、卒業を認定する学校にとっては、この卒業証書授与台帳こそが「誰がその学校を卒業したか」を証明するとても重要な資料となります。

 本記事では、そんな卒業証書授与台帳の基本情報と、近年の作成方法・フォーマットのトレンドをご紹介します。

目次

  • 卒業証書授与台帳とは
  • 卒業証書授与台帳のトレンドは
  • 最後に

卒業証書授与台帳とは

 卒業証書授与台帳は、学校を卒業した生徒の情報を記録するための帳簿です。

 過去の卒業認定の事実を蓄積するための資料として、学校での作成と保管が、学校教育法で定められています。

 証書番号、氏名、生年月日、卒業日等の卒業者を識別する基本情報は卒業証書授与台帳に記載する必須項目です。但し、性別・保護者名・担任名などの付加項目については、それらを含めるかどうかは各学校の裁量に任せられています。

 学校毎に異なるのは台帳の記帳フォーマットも同様です。例えば下記の様に、縦書きのものや、横書きのもの、割印があるものないものなどのパターンがあります。

卒業証書授与台帳のフォーマット例

 それでは、卒業生の情報として残す項目やフォーマットなど、卒業証書授与台帳にはどの様なトレンドがあるのでしょうか?

卒業証書授与台帳のトレンド

 卒業証書授与台帳のトレンドについて4つの視点で見ていきましょう。

卒業証書授与台帳

■手書きからデジタルプリントへ

 卒業証書授与台帳は、かつては多くの学校において手書きで作成されていましたが、手書きでの記帳は当然、膨大な時間がかかります。加えて、誤りが発生したり、文字が消えてしまったりと作成も管理も大変です。

 今では殆どの学校で、デジタルプリントが活用され効率的に記帳が行われています。

必要十分な項目での記録

 前述の通り、卒業証書授与台帳には卒業生の性別、保護者名、住所、担任名など卒業生に関する付加情報を加えることができます。

 しかし、この様な情報はその生徒が学校を卒業したことを証明するために、必ずしも必要な項目ではありません。近年では必要十分な情報として証書番号、氏名、生年月日、卒業日に絞った台帳で管理するのが一般的です。

 記帳項目のスリム化は卒業生のプライバシー保護の観点からも望ましい方法です。

フォーマットのシンプル化

 学校によっては数十年前に作成した方法を継続し独自のフォーマット台帳を使っているケースもありますが、作成の大変さや外注の難しさから、フォーマットを一般的でシンプルな形にする学校が増えています。

 シンプルなフォーマットを使うことで担当者が変わっても作成・管理がしやすかったり、低コストで外注ができたりと、メリットが多くあります。

デジタル割印の活用

 割印はなくても卒業証書授与台帳としての機能は成り立つため、割印なしの必要情報の記帳のみで作成をする学校が増えています。

 一方で、「過去からの踏襲で割印は継続したい」「卒業証書授与台帳に重みを持たせたい」といった理由で、割印を重要視する学校も少なくありません。

 しかしながら、卒業生一人一人の欄に手動で割印を推していく作業は膨大で、適切な位置に押せなかったり、インクが霞んでしまったりと、ミスやバラつきが発生してしまいがちです。

 この様な悩みから、割印をデジタルデータ化して卒業証書授与台帳にプリントする学校も増えています。台帳に割印を残したいという思いと、上記の課題の解決を両立した方法です。

最後に

 本記事では、卒業証書授与台帳の基本情報、近年のトレンドをご紹介しました。

 弊社では多くの学校様にヒアリングし、必要十分な情報で効率的に作成・管理ができる卒業証書授与台帳を、卒業証書とセットでご提供しています。

 卒業証書授与台帳の作成についてお悩みのことがありましたら、お気軽にお問合せ下さい。